Datenschutz

1. Einleitung und Geltungsbereich

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie informieren,

• wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist,
• welche Daten wir erheben und verarbeiten,
• zu welchen Zwecken dies geschieht,
• welche Rechte Sie haben und
• an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Diese Erklärung gilt für alle von uns angebotenen Online-Leistungen unter www.dental-duo.de.

2. Verantwortlicher

Zahnärztliche Gemeinschaftspraxis Dental Duo
Dr. Darweshi-Pecnik, ZÄ Mustafa
Friedrich-Ebert-Straße 127, 34119 Kassel
E-Mail: info@dental-duo.de
Tel.: 0561 – 12461

3. Hosting & Server-Logfiles

Unser Webauftritt wird bei der Hetzner Online GmbH gehostet (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen; Datenschutzinformation Hetzner).
Zweck der Verarbeitung: Betrieb und Sicherheit der Website, Abwehr von Angriffen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch in sog. Server-Logfiles folgende Daten protokolliert, ohne dass sie von Ihnen hinterlegt werden müssen:

• IP-Adresse
• Datum & Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur UTC
• aufgerufene URL
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp/-version und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden für maximal 7 Tage gespeichert und dann gelöscht oder anonymisiert.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Ihre Datenübermittlung im Rahmen der Website-Nutzung ist verschlüsselt mit SSL/TLS. Sie erkennen dies an „https://“ in der Adresszeile. Ein Abgreifen Ihrer Daten durch Dritte ist so technisch ausgeschlossen.

5. Cookies & Einwilligungsmanagement

Wir setzen Cookies ein, um unsere Inhalte nutzerfreundlich zu gestalten. Zum Einsatz kommt das Cookie-Management-Plugin Borlabs Cookie (weitere Infos).

• Notwendige Cookies: für die Grundfunktionen der Website (z. B. Warenkorb, Spracheinstellungen).
• Statistik-Cookies: z. B. Google Analytics (siehe Punkt 6).
• Marketing-Cookies: z. B. Google Maps (siehe Punkt 7).

Beim ersten Besuch erscheint ein Banner, in dem Sie Ihre Einwilligung erteilen oder ablehnen können. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ändern oder widerrufen über: Cookie-Einstellungen

6. Webanalyse mit Google Analytics

Nach Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics (GA4) der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

• Zweck: Analyse des Nutzerverhaltens zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Angebots
• Datenarten: gekürzte IP-Adresse, Browserdaten, Sitzungsdauer, Seitenaufrufe
• Speicherung: standardmäßig 14 Monate
• Datenübermittlung in die USA: Vertragsgrundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Weitere Details und Opt-Out:

• Google Analytics: https://support.google.com/analytics/answer/6004245
• Opt-Out Add-on: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

7. Einbindung von Google Maps

Für die Darstellung unserer Praxisstandorte nutzen wir den Kartendienst Google Maps (Anbieter: Google Ireland Ltd.).

• Zweck: grafische Anzeige unserer Standorte
• Datenarten: zumindest IP-Adresse, ggfs. Nutzer-Gerätedaten
• Datenübermittlung in die USA: Standardvertragsklauseln

Mehr Informationen in der Google-Datenschutzerklärung:
https://policies.google.com/privacy?hl=de

8. Kontaktformular & Rückrufservice

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen oder unseren Rückrufservice anfordern, erheben wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• ggf. Telefonnummer
• Ihre Nachricht bzw. Wunschzeit für den Rückruf

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Ausführung des Rückrufwunsches
Speicherdauer: maximal 3 Monate nach Abschluss der Bearbeitung

9. Online-Terminbuchung (Dampsoft)

Unsere Terminvergabe läuft über das Tool otv.ds4.dampsoft.de der Dampsoft GmbH, Campusallee 6, 51379 Leverkusen.

• Daten: Name, Kontakt­daten, ggf. Behandlungs­grund
• Verarbeitungsort: direkt bei Dampsoft
• Auftragsverarbeitung: ja, gemäß Art. 28 DSGVO

Datenschutz und AGB von Dampsoft:
https://www.dampsoft.de/datenschutz/

10. Einsatz eines KI-gestützten Chatassistenten

Wir setzen auf unserer Website einen digitalen Chatassistenten ein, der Nutzerinnen und Nutzern allgemeine Informationen zur Praxis (z. B. Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten, organisatorische Hinweise) bereitstellt. Der Chatassistent ersetzt keine medizinische Beratung und führt keine Anamnese, Diagnostik oder Terminvergabe durch.

Technische Bereitstellung

Die Chatfunktion wird technisch bereitgestellt durch:

synMedico GmbH
Wilhelmshöher Allee 300
34131 Kassel

synMedico stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit und hat keinen Zugriff auf Inhalte oder Verläufe von Chatkommunikationen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch synMedico finden Sie unter:
https://synmedico.de/datenschutz/

Verarbeitung durch Dritte (OpenAI)

Zur Generierung von Chat-Antworten nutzt die Anwendung eine Schnittstelle („API“) zur KI-Plattform von:

OpenAI, Inc.
3180 18th Street
San Francisco, CA 94110, USA

Die Inhalte Ihrer Texteingaben im Chat werden an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen. OpenAI speichert diese Inhalte ggf. temporär zur technischen Bereitstellung. Eine Verwendung dieser Daten zum Training der Modelle erfolgt nicht.

Die Übermittlung von Daten an OpenAI in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter:
https://openai.com/privacy

Details zur Verarbeitung im Rahmen der API-Nutzung finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data

synMedico GmbH
Wilhelmshöher Allee 300
34131 Kassel

Rechnungsanschrift:
Sydekumstraße 17
34346 Hann. Münden

Kasseler Sparkasse
IBAN: DE49520503530011807548
BIC: HELADEF1KAS
GF: Rainer Steenhusen
AG Göttingen – HRB 207582
USt-IdNr.: DE815025437

Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Chatnutzung werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es sei denn, Sie geben diese freiwillig ein.

Verarbeitet werden:

• vom Nutzer eingegebene Freitexte (z. B. organisatorische Fragen)
• systemseitig generierte Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Thread-ID)

Sofern Sie freiwillig personenbezogene Angaben (z. B. Name, Telefonnummer, Gesundheitsinformationen) in den Chat eingeben, können diese technisch erfasst und verarbeitet werden – sie sind jedoch nicht erforderlich und werden ausdrücklich nicht abgefragt. Bitte geben Sie keine sensiblen oder medizinischen Informationen im Chat ein.

Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung praxisbezogener Informationen
• Verbesserung der Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit
• Vorqualifizierung für weiterführende Kontaktaufnahme

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) angeben, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Speicherdauer

Die Praxis speichert Chatdaten nicht dauerhaft. Inhalte werden lediglich temporär verarbeitet, um eine unmittelbare Antwort zu generieren sowie zur Wiederherstellung und Fortführung des Gesprächsverlaufs über mehrere Sitzungen hinweg.

Hierzu wird auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit einer sogenannten Thread-ID gesetzt. Diese ermöglicht es, den bisherigen Chatverlauf bei erneutem Aufruf der Seite wiederherzustellen. Die Laufzeit dieses Cookies beträgt 30 Tage. Der zugehörige Verlauf wird serverseitig entsprechend vorgehalten und automatisch gelöscht, wenn er nicht mehr benötigt wird oder die Thread-ID abläuft. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch die Praxis erfolgt nicht.

synMedico GmbH
Wilhelmshöher Allee 300
34131 Kassel

Rechnungsanschrift:
Sydekumstraße 17
34346 Hann. Münden

Kasseler Sparkasse
IBAN: DE49520503530011807548
BIC: HELADEF1KAS
GF: Rainer Steenhusen
AG Göttingen – HRB 207582
USt-IdNr.: DE815025437

OpenAI kann im Rahmen des Missbrauchsmonitorings („Abuse Monitoring“) Logs erstellen. Diese Logs können Inhalte (Prompts und Antworten) sowie abgeleitete Metadaten enthalten. Standardmäßig werden diese Logs für bis zu 30 Tage gespeichert, es sei denn, gesetzliche Verpflichtungen erfordern eine längere Aufbewahrung.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data

Empfänger der Daten

• OpenAI, Inc. (USA) – Sprachverarbeitung
• synMedico GmbH – technischer Systemanbieter (ohne Zugriff auf Inhalte)

Herkunft der Daten

Die Daten werden ausschließlich direkt bei Ihnen im Rahmen der Nutzung des Chats erhoben. Es erfolgt keine Erhebung über Dritte.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Chatnutzung

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

11. Ihre Betroffenenrechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

1. Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
2. Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
3. Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 & 18 DSGVO)
4. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
5. Widerspruch gegen werbliche oder sonstige Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
6. Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an:
info@dental-duo.de

12. Beschwerderecht

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Web: www.datenschutz.hessen.de

13. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert auf Mai 2025. Durch Weiterentwicklung unserer Website oder rechtliche Änderungen können Anpassungen erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit hier auf unserer Website.